Таможенные документы
Организации и частные предприниматели, специализирующиеся на экспорте или импорте продукции, законодательно относятся к категории участников внешнеэкономической деятельности — ВЭД. Глобализация рынка заметно расширила возможности для ведения торговли — сегодня перевозки между странами осуществляется различными транспортными средствами, а сроки поступления существенно сократились, что позволяет быстрее осуществлять все сопутствующие бизнес-процессы, и получать желаемый результат в виде дохода. Однако в рамках коммерческой или производственной активности подобного рода взаимодействовать приходится не только с зарубежными контрагентами, но и с уполномоченными лицами, контролирующими порядок пересечения товарами территориальных границ РФ. Таможенные документы, перечень которых определяется в зависимости от специфики грузов, являются обязательными к заполнению и предоставлению — и от качества выполнения данной процедуры нередко зависит финансовый успех всего предприятия. Как избежать ошибок в ходе подготовки к подаче декларации, и какие сведения запрашивает таможня у предпринимателей и организаций? Давайте разбираться.
Общее представление
Для начала стоит уточнить, что обязанность юридических и физических лиц, являющихся участниками ВЭД, предоставлять данные и материалы, определенные регламентом, закреплена не только в Кодексе, но и в рамках Федерального закона. Разрешительные документы, необходимые для таможенного оформления, подаются в электронном или оригинальном виде, при этом сама форма зависит от различных факторов — начиная со специфики рабочих задач, стоящих перед конкретной службой и заканчивая характеристиками товара, в отношении которого осуществляется процедура.
Стандартный перечень документации, необходимой во время декларирования, включает в себя следующие позиции:
Контракт, подтверждающий внешнеторговую деятельность, то есть деловые отношения с зарубежным контрагентом
Предоставляется в формате заверенной копии, в полной версии — со всеми дополнительными соглашениями и приложениями, позволяющими составить представление о возникших контрактных обязательствах: условиях, стоимости и сроках реализации сделки, правах и обязанностях сторон, мерах ответственности за допускаемые нарушения, и т. д. Коммерческие документы в таможенном деле, как правило, оформляются на двух языках (например, русском и английском), изготавливаются не менее чем в двух экземплярах, и подписываются лицами, наделенными соответствующими полномочиями. Ранее законодателем также предусматривалось заполнение специальных бланков — паспортов внешнеторговых операций — однако данная норма была отменена в 2018 году.
Инвойс
Одна из главных международных форм документации, по своей сути выступающая аналогом принятых на территории России счетов и счет-фактур, в которых указывается стоимость реализуемой продукции или оказываемых услуг. Включенный в перечень документов, необходимых для контроля таможенных органов и оформления товаров на таможне, оригинал оформляется непосредственным продавцом и входит в состав сопроводительного пакета на протяжении всего цикла транспортировки. В соответствии с правилами, в содержании коммерческого инвойса указываются все ключевые аспекты, характеризующие груз: наименование, номенклатурная кодификация, общее описание, место изготовления, количество и стоимость (как за одну единицу, так и всей партии). Кроме того, в форму вносятся реквизиты международного контракта, его базовые условия, а также информация об участниках и посредниках, оказывающих логистические услуги. Таможенная документация предоставляется в русскоязычной версии либо переведенной на русский язык с заверением подлинности и соответствия одной из участвующих сторон. Стоит также отметить, что инвойс используется только в рамках поставок ВЭД, и сведения, указанные в нем, должны совпадать с данными, зафиксированными в международном контракте. Наличие расхождений является недопустимым и выступает основанием для отказа в оформлении поставки.
Платежки, подтверждающие проведение взаиморасчетов в отношении конкретной партии
Требуются в ситуациях, когда подобные условия предусмотрены договорными обязательствами сторон. В качестве возможных вариантов используются поручения, заверенные отметкой банка, либо выписки, отражающие движение средств на лицевом счете организации.
Оригинал упаковочного листа, оформленный отправителем груза
По сути, является одним из типовых таможенных документов, содержащим список сведений о транспортируемом товаре: вес, количество мест, единицы измерения, адрес назначения и т. д. Предусматривает указание реквизитов, соответствующих номерам контракта и инвойса, предоставляется в русскоязычном заполнении, либо с заверенным переводом.
Транспортировочная документация, также заполняемая стороной продавца
Формат в данном случае напрямую зависит от выбранного логистического канала — среди существующих вариантов встречаются авиационные и железнодорожные накладные, ЦМР (CMR) для автомобильных перевозок, а также коносамент, оформляемый при доставке морским транспортом. При этом вне зависимости от того, какой именно метод используется, в содержании должна присутствовать информация об отправителе и получателе, специфике перевозимого груза (включая наименование, метод упаковки, кодовую классификацию, вес и количество мест), непосредственном перевозчике и используемом транспортном средстве. Также может понадобиться соглашение, подтверждающее обоснованность оказания логистических услуг, и счет, выставленный для их оплаты.
Различные виды разрешительных документов для таможни, оформляемых в государственных ведомствах и специализированных структурах
В данный перечень входят сертификаты качества и соответствия регламентирующим нормам, экспертные заключения, а также иные подтверждения легального статуса. Конкретные стандарты определяются спецификой, а также требованиями, предъявляемыми с точки зрения безопасности. Так, к примеру, при импорте или экспорте фруктов, овощей и растений условием является фитосанитарная сертификация, за проведение которой отвечает уполномоченный орган, а транспортировка через границу животных, кормов или мясопродуктов требует наличия ветеринарной справки. Подобные разрешения рекомендуется оформлять заблаговременно, поскольку в большинстве случаев речь идет о скоропортящейся продукции, для которой задержка из-за таможенной документации может оказаться причиной утраты качественных характеристик.
Технические материалы
Включая паспортные книжки, схемы и инструкции по эксплуатации, сопровождающие отгрузки сложных товаров, включая технику, производственное оборудование, транспортные средства и т.д. Обязательное наличие как оригинального документа, составленного на языке производителя, так и русскоязычной версии.
Платежные квитанции, подтверждающие уплату сборов
Ответственность за своевременное перечисление пошлин возлагается на плательщика: порядок и список документов для таможенного оформления определяется как его юридическим статусом, так и разновидностью платежа. Отдельные подтверждения предоставляются для ввозных сборов, авансовых платежей по НДС, а также других налоговых обязательств. Уточнить действующие требования можно у банка, либо у сотрудников органа, осуществляющего процедуру проверки товара и сопроводительной документации.
Стоит также отметить, что в рамках декларирования допускается не только использование оригиналов и копий. Существует протокол ЭД-2, при котором все основные документы, необходимые для проведения таможенного контроля и достижения его целей, предоставляются в электронной версии, соответствующей цифровому стандарту. Однако в этом случае важно учитывать, что допущенные ошибки заполнения платежных поручений, будь то некорректно указанный код, или предоставление не тех реквизитов, приводят к «потере» совершаемой транзакции на возврат денег, по которой уходит до трех месяцев.
Документальное оформление импорта
Коммерческая деятельность, связанная с ввозом продукции из-за рубежа, предусматривает обязательную уплату пошлины, а также требует предоставления большего числа сопроводительной документации, удостоверяющей разрешение на ввоз. В ходе подготовки к декларированию импортируемых товаров понадобится составить типовой пакет, содержащий:
Заверенную копию действующего контракта
С дополнительными соглашениями, приложениями и спецификациями
Инвойс
То есть счет на оплату поставки
Платежные поручения, подтверждающие внесение предоплаты
Если подобное требование содержится в условиях сделки
Логистические таможенные документы
Это различные виды товарных накладных, договора оказания транспортных услуг и страхования, квитанции по оплате перевозки
Документацию
Содержащую основные сведения о транспортируемом грузе, включая наименование, описание, качественные и технические характеристики
Финансовую отчетность
Свидетельствующую о своевременной оплате сборов и пошлин
Упаковочный пакет
Оформляемый на складе отгрузки для каждого перевозимого места
Документальное подтверждение разрешения, выданного на ввоз продукции
В тех случаях, когда по умолчанию для составления был выбран язык зарубежного контрагента, также потребуется приложить заверенные переводы. Кроме того, приведенный перечень может быть расширен — если это обусловлено спецификой импортируемого товара или особенностями заключенной сделки. Законодательные положения определяют право таможни истребовать любые материалы, связанные с реализацией контракта, посредническими операциями (логистика), или же непосредственно с грузом.
Организации, впервые импортирующие любые виды изделий на территорию РФ, также должны предоставить пакет учредительных и банковских документов, включая отчеты о финансовой деятельности. Кроме того, стоит уделить внимание нормативным положениям, носящим не ограничительный, а, скорее, мотивационный характер. Так, к примеру, в необязательный перечень входит сертификат происхождения, позволяющий определить страну, в которой был изготовлен или произведен рассматриваемый груз. Несмотря на свой второстепенный статус, он позволяет получить определенные льготы, уменьшающие размер вычетов.
Инвойс (invoice)
Для получения оплаты за оказанные услуги от иностранных контрагентов недостаточно выставить счёт. Международные стандарты предусматривают оформление инвойса.
что такое инВойс?
Инвойс (англ. invoice) — это международное обозначение счёта на оплату, выдаваемого продавцом покупателю в качестве требования платежа. Инвойс включает перечень услуг, их характеристики, условия сделки и сведения об ее участниках. Выписка документа указывает на то, что предмет сделки передан покупателю и у него появилась обязанность оплаты согласно указанным условиям.
В российской практике у инвойса нет аналогов. Часто его сравнивают со счётом-фактурой, хотя у этих документов разное назначение. Счёт-фактуру применяют для налогового контроля и отчёта по НДС. Инвойс на услуги необходим для валютного контроля, чтобы убедиться в законности получения оплаты.

Также нельзя сказать, что инвойс является иностранным вариантом классического счёта на оплату, применяемого в РФ. Если сравнивать международный и российский документооборот, то по юридической и бухгалтерской сути инвойс на услуги ближе всего к акту сдачи-приемки услуг.

В международной коммерческой практике различают два вида invoice:
Коммерческий инвойс
Проформа-инвойс
Коммерческий инвойс
Коммерческий инвойс (commercial invoice), или инвойс-фактура — это вариант товаросопроводительного документа, который служит основанием для оплаты.

При оказании услуг инвойс необходим для валютного контроля, чтобы подтвердить легальность получения денег из-за границы. Это обязательное требование ЦБ РФ.

Когда на ваш счет поступают деньги от иностранного клиента, банк временно блокирует эти средства на транзитном счете. Далее у вас есть 15 дней, чтобы подтвердить сделку.

Состав пакета документов зависит от конкретного банка и суммы сделки. Когда сумма не превышает 200 тысяч рублей, действуют упрощенные правила. В этом случае достаточно заполнить электронную форму-отчёт и предоставить инвойс.

Если же сумма по сделке превышает 3 млн рублей при переводе или 6 млн рублей при получении, кроме инвойса потребуется предъявить договор. При этом банк ставит договор на учёт с присвоением уникального номера для контроля крупных сделок.

При оказании услуг иностранным контрагентам можно обойтись без составления и пересылки актов выполненных работ. Для этого в инвойс включают примерно следующую формулировку:

"Полной либо частичной оплатой счёта-договора заказчик подтверждает, что нижеперечисленные условия договора исполнены в полном объёме с надлежащим качеством и в оговоренные сроки."

Если заказчик оплачивает услуги по invoice, следовательно, у него нет претензий и работа принята.
Проформа-инвойс
Инвойс-проформа (proforma invoice) — это предварительный счёт, который выписывает продавец услуг, если условия по сделке и величина оплаты ещё не согласованы. Оформление инвойса-проформы необходимо, если оказание услуги происходит до утверждения всех условий или клиент вносит частичную либо полную предоплату.

Например, иностранный заказчик заказал российскому веб-дизайнеру подготовку ряда материалов. Стороны ещё не договорились о полном объёме работ, но клиент хочет подтвердить серьёзность намерений и «забронировать место». Для этого он переводит предоплату в 500 долларов на основании proforma invoice, присланного веб-дизайнером.

От коммерческого инвойса проформа отличается отсутствием чётких условий. В документе необязательно указывать окончательные сроки и цифры. Кроме того, proforma не содержит требования об оплате, поэтому в ней может не быть реквизитов, если не предусмотрен аванс.

После согласования и утверждения всех условий сделки оформляют итоговый счёт — коммерческий инвойс.
Как правильно заполнить инвойс
Чтобы банк принял инвойс в качестве подтверждения и перевёл на ваш счёт деньги от заказчика, нужно верно заполнить документ.
При игнорировании инвойса или его несвоевременной отправке можно получить штраф до 100 % от суммы сделки за нарушение валютного законодательства.

Установленной формы invoice нет. Можно использовать любой вариант, важно лишь, чтобы в документе были указаны следующие сведения:

  • Дата оформления и номер (опционально);
  • Сведения о заказчике: ФИО клиента, наименование страны и компании, правовая форма компании, юридический и почтовый адрес;
  • Предмет инвойса и количество услуг. В зависимости от требований заказчика указывают наименования услуг и их количество или название услуги и количество оплачиваемых часов;
  • Детальное описание каждой позиции в указании предмета сделки;
  • Цена и совокупная сумма сделки с обозначением валюты заказчика;
  • Реквизиты банковского счёта исполнителя для оплаты и срок платежа;
  • Порядок передачи предмета сделки покупателю;
  • Подпись лица, которое выставляет инвойс;
  • Штамп либо печать (при наличии).

Заполняет инвойс тот, кто оказывает услуги. Это может быть как ИП или ООО, так и физическое лицо. Статус заказчика также может быть любым. Все нюансы, связанные со статусом сторон, отражают в основном договоре по сделке.
Оформляют документ на языке заказчика — чаще на английском. Для услуг достаточно двух экземпляров — по одному для каждой стороны. Для подтверждения сделки может потребоваться перевод инвойса на русский язык. Поэтому лучше сразу составить документ на английском и русском.

При описании услуги в инвойсе избегайте сокращений и общих фраз. Детально опишите услугу, чтобы проверяющим было понятно, какая именно работа и в каком объёме выполнена и за что взимается оплата. Лучше всего, чтобы описание соответствовало описанию услуги в договоре. Обязательно укажите в документе количество оказанных услуг и стоимость единицы (услуги в целом или часа работы).
Для некоторых стран указание стоимости часа — обязательное условие. Поэтому посчитайте и пропишите стоимость часа работы и общее количество потраченных часов. Лишней информацией или ошибкой это не будет.
Пример описания услуги в invoice
Name/Название: Consulting services/Консультационные услуги.
Description/Описание: Provision of consulting services for the assessment and selection of personnel/Оказание консультационных услуг по оценке и подбору персонала.
Cost of an hour of work/Стоимость часа работы: 50 USD.
The amount of hours/Общее количество часов: 30.

Если это возможно, в описании услуги укажите, что представляет собой итоговый результат.
Например:
Создание макетов в формате .psd по техническому заданию, представленному заказчиком. Общее количество макетов — 10 (десять) штук.

Ошибки в инвойсе могут усложнить получение оплаты. При несоответствии документа требованиям банк просто «заморозит» средства до выяснения всех обстоятельств.
Проще всего создавать инвойсы через специальные бесплатные генераторы. От вас потребуется лишь указать нужные данные. На их основе сервис автоматически сформирует счёт.
Что важно запомнить про инвойс на услуги
Инвойс — это счёт на оплату, применяемый в международных коммерческих отношениях. Он нужен для подтверждения сделки и доказательства легальности полученной оплаты.
Отсутствие инвойса при работе с иностранными контрагентами может стать причиной «заморозки» средств на счету и наложения штрафа за нарушение валютного законодательства.
Для сделки с несогласованными условиями применяют proforma invoice (предварительный счёт).
При согласовании всех условий используют коммерческий инвойс.
Инвойс на услуги содержит описание сделки, стоимость работ, требование оплаты, реквизиты.
Заполняет invoice исполнитель, на двух языках — страны отправления и страны получения, в двух экземплярах.
Для создания инвойса можно разработать собственную форму, использовать готовый шаблон или воспользоваться сервисами-генераторами.